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DATENBANK - PLANUNG

Datenbanken sind wichtige Instrumente zum Speichern, Bündeln und Auswerten von Informationen.
Die Adressliste im Mobiltelefon, die Sammlung von Kochrezepten, das Familien-Fotoalbum oder die im Kalender vorgemerkten Geburtstage, sind Datenbanken des privaten Bereichs.

Die Zahl der Spalten in einer Tabelle entspricht z. B. der Anzahl der Informationen zu einer Person (Vorname, Name, Geschlecht, Geburtsdatum, ...), eines Gegenstandes (Bezeichnung, Gewicht, Artikelnummer, Erzeugungsdatum, ...) oder anderer Objekte.
Ein Datensatz besteht aus allen Spalteneinträgen (Datenfeldern) zu einer Person, einem Gegenstand, ... .
Damit die Datensätze nicht "durcheinander kommen" empfiehlt es sich, jene Spalte, die "unverwechselbare" Einträge (z. B. fortlaufende Nummern, Inventarkennzahlen, Personalnummern, ...) enthält mit einem Identifikationsschlüssel (ID-Schlüssel) zu versehen.

Datenbanken des öffentlichen Sektors (Sozialversicherung, Finanzbehörden, Strafregister, Zulassungsbehörden, Meldedaten, DNS-Datenbanken, ...) unterliegen strengen Datenschutzregeln. Mit Hilfe einer Vernetzung öffentlicher Daten könnten zur Fahndung ausgeschriebene Personen, Steuerhinterzieher, Schwarzarbeiter, Kreditbetrüger, ... rascher gefunden  werden. Mangelnde Koordination, Kompetenzneid und Schutz der persönlichen Daten sorgen jedoch oft für effiziente Uneffizienz.

Das Datenmaterial, das zur Beschreibung der Funktionen von ACCESS 2007 verwendet wurde, stammt aus frei zugänglichen Quellen: Websites der Parlamente Österreichs und der Schweiz so wie Homepages von politischen Parteien und Abgeordneten.
Der Datenstand wurde im Feber 2008 erhoben und könnte durchaus fehlerhaft bzw. unvollständig sein (falsche Angaben, Abschreibfehler). Die Funktionen werden davon nicht beeinträchtigt, möglicherweise aber die Datenbankauswertungen  - dazu reicht es schon, bei "Geschlecht" statt eines w ein m einzutragen.

 

ACCESS  STARTEN

           

Nach dem Programmstart kann für die weitere Arbeit eine Vorlage gewählt Bild links, eine neue Datenbank angelegt Bild Mitte und rechts, oder eine bestehende geöffnet werden Bild rechts.

       


DATENBANK ANLEGEN

  • Klick auf Leere Datenbank
  • Dateiname und Speicherort wird vorgeschlagen,
     

     
  • den eigenen Anforderungen angepasst
     

     
  • und mit einem Klick auf
  • ein Datenblatt mit einer leeren Tabelle eingeblendet:
     

     
  • Anlegen von Tabellen wird in einem späteren Kapitel beschrieben. Wir schließen das Fenster und können über die Option Speichern unter die Datei in der gewünschten Access-Version speichern:
     


DATENBANK AUS VORLAGE ANLEGEN

Wer sich für eine Vorlage entscheidet, kann seinen Arbeitsaufwand stark verringern. Die Datenbank ist sofort verwendbar. Das "Gerüst" der Vorlage kann den persönlichen Anforderung angepasst werden.
  • Vorlage auswählen
     

     
  • Dateinamen akzeptieren (oder ändern) und Speicherort bestimmen
     


     

  •  
  • Ein fertiges Formular wird eingeblendet, mehrere Tabellen sind angelegt siehe Abbildung


     
  • und warten auf Ihre Dateneingabe, z. B. in die Händlerliste
     

     
    oder die Mitarbeiterliste
     


TABELLEN ANLEGEN

  • Klick auf den Registertitel
     
  • in der Gruppe Tabellen
     

     
  • Tabellenentwurf  wählen
     
  • In der Tabelle1 werden als Feldname die Spaltentitel (z. B. Name, Vorname, Titel, ...) eingegeben,
     

     

     
  • Die Anmerkungen in der Spalte Beschreibung dienen als Benutzerhinweise auf das verlangte Format der Dateneingabe
  • Bei den Feldeigenschaften wird die Größe der Spalte, das Eingabeformat (Ja/Nein, Zahl, ...) ... vorgegeben:
     

     
  • einem Feldnamen muss der Primärschlüssel zugewiesen werden (siehe oben).
    Das geschieht nach einem Klick auf den betreffenden Feldnamen (im Beispiel ist es MANDAT) und anschließend auf das Schlüsselsymbol
     

     
    Für den Feldnamen MANDAT könnten wir als Felddatentyp AutoWert einstellen siehe Abbildung. Dadurch würde jedem Datensatz automatisch eine fortlaufende Zahl zugewiesen.
    Wir korrigieren das auf:
     

     
  • zuletzt wird der Tabellenentwurf gespeichert, eine Gelegenheit, einen aussagekräftigen Tabellennamen zu vergeben:
     

     
  • OK

AUSWAHLANTWORTEN

Eingabevorschläge verhindern Missverständnisse und sparen Zeit bei der Dateneingabe. Zum Beispiel beim Familienstand:
  • Bei Feldname Stand im Felddatentyp den Nachschlage-Assistenten starten
     

     
  • ... die Option Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben wählen
  • Weiter >
  • Die Antwortvorschläge eintragen:
     

     
  • Weiter >
  • Beschriftung eingeben bzw. Vorschlag übernehmen:
     

     
  • Fertig stellen


TABELLENVORLAGEN

  • In der Gruppe Tabellen stellt ACCESS nach einem Klick auf
     

     
  • eine Reihe von Vorlagen bereit ...
     

     
  • ... die Sie nach Ihren Anforderungen formatieren und ausbauen können. Das

 

EDITIEREN von TABELLEN (Ändern bestehender Tabellen)

kann in beiden Ansichtsformen erfolgen.
  • Sie stehen nach einem Rechtsklick in den Tabellennamen zur Wahl:
     

     
  • In der Datenblattansicht zeigt das Kontextmenü (nach Rechtsklick in einen Spaltennamen) die möglichen Einstellungs- bzw. Änderungsmöglichkeiten ...


     

  • die Entwurfsansicht erlaubt noch umfangreichere Ergänzungen und Korrekturen.

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