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Erzeugen von RECHNUNGSFORMULAREN und RECHNUNGEN

Das Rechnungsformular wird aus zwei Teilen (Tabellen) zusammen gesetzt:
  • dem Rechnungskopf mit Rechungsnummer, Kundennummer und Datum; TABELLE anlegen, Name RKopf, als Feldeigenschaft tragen wir bei Standardwert die Funktion Jetzt() ein - sorgt später für die automatische aktuelle Datumsausgabe.
 

Feldname

Felddatentyp

Beschreibung

RechnungNr AutoWert identifiziert die Rechnung
  KdNr Text Kundennummer
  Datum Datum/Zeit Format: Datum, kurz

  • und der Rechnungszeile mit Zeilennummer, Artikelnummer, Stückzahl, Rechnungsnummer; TABELLE anlegen, Name RZeile
 

Feldname

Felddatentyp

Beschreibung

RechnungsZ AutoWert identifiziert die jeweilige Rechnungszeile
  RechnungNr Zahl stellt die Beziehung zum Rechnungskopf her
  ArtikelNr Zahl stellt die Beziehung zur Artikeltabelle her
  Stück Zahl   

 

Damit wir RECHNUNGEN ausstellen können, müssen die Tabellen RKopf, RZeile, Artikel und Kunden zueinander in BEZIEHUNGEN gesetzt werden: Bild unten

 

  • Beziehung Speichern und schließen
  • Neue Abfrage für den Rechnungskopf erstellen; benötigt werden Inhalte der Tabellen RKopf und Kunden

Feld: RechnungNr KdNr Datum Name PLZ Ort Straße
Tabelle: RKopf RKopf RKopf Kunden Kunden Kunden Kunden
Anzeigen: R R R R R R

R

 

  • Abfrage Speichern - Dateiname: Abfrage-RKopf
  • Neue Abfrage für die Rechnungszeile erstellen; benötigt werden Inhalte der Tabellen RZeile und Artikel

Feld: RechnungsZ RechnungNr ArtikelNr Stück Artikelbezeichnung Preis
Tabelle: RZeile RZeile RZeile RZeile Artikel Artikel
Anzeigen: R R R R R R

 

  • Für die spätere Berechnung des Gesamtpreises und der USt legen wir neben dem Preis zwei weitere Felder mit den Formeln Gesamt: Stück*Preis und USt: Gesamt*0,1 an -
Feld: Preis Gesamt: Stück*Preis USt: Gesamt*0,1
Tabelle: Artikel    
Anzeigen: R R R

 

und speichern die Abfrage Dateiname: Abfrage-RechnungsZ

Jetzt gestalten wir das RECHNUNGSFORMULAR:

  • FORMULAR / NEU / FORMULARASSISTENT
  • Als Abfrage, aus der die Daten kommen bestimmen wir Abfrage-RKopf (Bild unten)
  • OK

Wir übernehmen alle Verfügbaren Felder

Zusätzlich benötigen wir noch Daten aus der Abfrage-RechnungsZ und zwar alle, außer RechnungsZ und RechnungNr (Bild unten)

  • Weiter >

Der Assistent schlägt ein „Formular mit Unterformular(en)“ vor, das wollen wir:
  • Weiter >    (Bild unten)

  • Als Layout legen wir Tabellarisch fest

  • Weiter > / Weiter >

  • Als Formulartitel Rechnungskopf und als Unterformulartitel Rechnungszeile eingeben

  • Fertig stellen

Wie man sieht, bedarf das Layout unseres Formulars einiger Verbesserungen. Die bleiben dem persönlichen Geschmack überlassen. Wie das geht, haben wir schon im Kapitel Formulare geübt. Der Eingabeablauf für den Anwender darf dadurch aber nicht erschwert werden!

Zudem soll ein irrtümliches Löschen von Feldinhalten verhindert werden.

  • Dazu klickt man in das gewünschte Feld / öffnet das Kontextmenü / und setzt im Registerblatt Daten Aktiviert..... auf Nein und Gesperrt....... auf Ja (Bild unten)

  • Wir löschen den Titel des Unterformulars (Markieren durch Anklicken und Entf)

Sollte das Unterformular (die Rechnungszeile) nicht aktiviert sein, geschieht das nach einem Doppelklick in den weißen Bereich.
Im Unterformular benötigen wir noch ein Feld für die GESAMTSUMME unserer Rechnung:

  • Klick in den Formularfuß

  • Mit der Maus die Unterkante des Formularfußes fassen und nach unten einen neuen Bereich aufziehen

  • In der Toolbox  auf   klicken

  • In den neu erstellten Formularfuß-Bereich ein Rechteck ziehen

  • In das Feld „Text..:“ schreiben wir Rechnungsbetrag und in das Feld „Ungebunden“ die Formel =Summe(Gesamt+Ust) und drücken die Enter-Taste

  • Mit einem Kontextmenü im Summen-Feld stellen wir im Registerblatt Format in der Zeile „Format“ die Währung ein.

Das Formular ist funktionsfähig und Sie haben es bestimmt auch optisch schön gestaltet.
Trotzdem machen wir es noch besser.
Damit beim Ausstellen von Rechnungen nicht erst mühsam in der Kundentabelle nach der Kundennummer (KdNr) gesucht werden muss, ändern wir das Formular so, dass von hier aus diese Information abrufbar ist:

 

Formular verbessern
 

  • In der Tabelle Kunden die Namen alphabetisch ordnen / Speichern
  • Eine "Kundenabfrage" mit den Feldern KdNr, Name, Kategorie, Gebiet, PLZ, Ort und Straße erstellen. Name: KundenAlphabet
  • Formular Rechnungskopf in der Entwurfansicht öffnen
  • die beiden KdNr-Felder löschen
  • In der Toolbox zuerst auf den Steuerelemente-Assistenten *  und danach auf das Kombinationsfeld *  klicken
  • das Kombinationsfeld neben das Eingabe-Feld RechnungNr stellen und mit einem Klick den Assistenten starten (Bild unten)

  • Weiter >
  • ... Werte beziehen: hier die Abfrage KundenAlphabet  einstellen
  • Weiter >
  • KdNr und Name zu Ausgewählten Feldern machen
  • Weiter >
  • Spaltenbreite einstellen
  • Weiter > / Weiter >
  • Mit einem Klick Wert speichern in Feld: aktivieren und in der Drop-Down-Liste KdNr auswählen
  • Weiter >
  • als Beschriftung den Vorschlag KdNr akzeptieren
  • Fertig stellen
So könnte ein ausgefülltes, fertiges Rechnungsformular aussehen (im Rechnungskopf - hier nicht abgebildet - macht sich das Firmenlogo gut):

ACCESS - fertiges Rechnungsformular

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