WRITER-INHALT    SERIENBRIEFE mit MS-WORD


SERIENBRIEFE

Für Schreiben, die an mehrere Adressaten gerichtet sind und deren Inhalt sich nur in Details voneinander unterscheidet, wird die Serienbrief-Funktion verwendet.
Neben dem eigentlichen Brief muss auch eine Datenquelle mit den Adressen vorhanden sein. Die Datenquelle kann in WRITER, CALC, EXCEL, WORD, BASE oder ACCESS geschrieben werden. 

Datenquelle für dieses Beispiel ist die Kundendatei von KUMMER & SORGE. Mit einer WENN-UND-Bedingung sind in CALC oder EXCEL jene Kunden zu ermitteln, die sich im Gebiet WNB befinden und zur Kategorie A gehören. Sie werden vom Bücherbus besucht.
 

=WENN(UND(B2="A";E2="WNB");"Bücherbus";"")

Kunden, die der Bücherbus nicht auf seiner Reiseroute hat, löschen.
Datenquelle speichern und schließen.
Ein kurzer Brieftext:

 

Bücherbus


Sehr geehrte

Um Ihre Buchumsätze zu erhöhen haben wir eine neue Marketingoffensive gestartet. Ausgewählte Kunden werden als Verkaufsunterstützung von unserem neuen

Bücherbus

auf seiner Route durch die Bundesländer Wien, Niederösterreich und das Burgenland "besucht".

In der 26. Woche wird unser Bücherbus einen Tag vor Ihrem Geschäft geparkt und Ihren Kunden zur Verfügung stehen.

Ihr Gebietsvertreter, Herr XY, wird Sie in den nächsten Tagen besuchen und mit Ihnen die genauen Modalitäten besprechen.

Grußformel

 

Die Datenquelle mit den Adressen wird bereit gestellt:
  • Datei
     

  •  

  • Weiter>> 
  • im nächsten Fenster Klick auf

     
  • die Art der Software, mit der die Kundendatei erstellt wurde angeben EXCEL + CALC fallen unter Tabellendokument

     
  • Weiter>>
  • Durchsuchen
  • die Datenquelle suchen


     
  •  und mit Doppelklick öffnen
  • vor dem nächsten Arbeitsschritt empfiehlt es sich (im u. a. Fenster mit dem Tippfehler) mit einem Klick auf   Verbindung testen  zu prüfen, ob die Sache auch funktionieren wird


     
  • Test erfolgreich? Dann gibt es eine Bestätigung
     

     
  • OK
     

  •  
  • Über Feldzuordnung die gewünschten Datenfelder festlegen
     


     
  • über Pull-Down-Menüs die "passenden" Feldnamen einstellen
     


     
  • OK
  • Speicherort und Adressbuchnamen bestätigen (oder ändern)
     

     
  • Fertig stellen
  • Jetzt machen wir mit   
     
  •     die Datenquelle sichtbar  ↓


     
  • und fügen die Adressenelemente ein:   Einfügen
     

  •  

  •  
  • die benötigten Seriendruck-Felder für die Anschrift aus der Datenbankauswahl mittels Doppelklick in das Dokument einfügen    NICHT AUF DEN LEERSCHRITT ZWISCHEN PLZ UND ORT VERGESSEN
     

     
  • so zeigt sich das Ergebnis im Briefkopf:
     

     
  • Um die Anrede Sehr geehrte korrekt zu Ergänzen werden im Register Funktionen die passenden Bedingungen eingetragen:


     
    In Worten ausgedrückt bedeutet die Bedingung: wenn in der Spalte Sex ein "w" steht, dann soll ein Leerzeichen gesetzt und danach Frau geschrieben werden, andernfalls wird neben geehrte ein r Herr eingefügt
  • Einfügen
  • Nach einem Leerschritt soll der Name des Ansprechpartners eingesetzt werden. Holen wir uns aus dem Register Datenbank.
  • Schließen

 

Mit Hilfe eines weiteren Assistenten wird der Serienbrief zu Ende gebracht:
  • Klick auf     oder     / 
  • startet den Serienbrief-Assistent


     
  • Weiter>>
  • Den vorbereiteten Text für einen Brief verwenden
     


     
  • Die im Adressdatenquellen-Assistent eingestellte Adressenliste Adressen1 wurde übernommen
     

     
    Adressblock haben wir bereits erzeugt, daher
  • Weiter>>
  • Für die richtige(n) Anrede(n) haben wir auch schon im Adressdatenquellen-Assistent gesorgt ...
     


     
    daher dieses Fenster mit    Weiter>>   überspringen
  • In der Vorschau kann man sich durch die einzelnen Briefe klicken und dabei Adressen und Anreden überprüfen.       ACHTUNG: DAS FENSTER VOM TEXT WEGZIEHEN
     


     
  • Weiter>>
  • Automatisch werden alle Serienbriefe angelegt. In einem Fenster werden sie gezählt:
     

     
  • Einzelne Briefe   Individuelles Dokument bearbeiten...   können noch korrigiert werden
     

     
  • In einem Dokument sind 55 Briefe untereinander aufgelistet. Der Fünfte wird bearbeitet. Zum Gesuchten scrollen:

     
  • Im letzten Schritt die gewünschte Option wählen
     

     
  • Fertig stellen

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