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FORMULAR FÜR TELEFONNOTIZEN

Telefongespräche im beruflichen Alltag sollten sowohl vom Anrufenden als auch vom Angerufenen protokolliert werden. Zeitpunkt, Inhalt, erforderliche Maßnahmen, Name (und ev. Position) des Gesprächspartners sind wesentliche Punkte einer Telefonnotiz. Das gilt für die eigenen Telefonate, besonders aber für jene, die für abwesende Kollegen entgegengenommen werden.
Statt eines Schmierzettels oder einer gedruckten Telefonnotiz kann auch ein Textverarbeitungsprogramm verwendet werden. Notizen in WORD sind in jedem Fall gut lesbar, archivierbar, leicht zu kopieren und zu versenden. Welche Arbeitserleichterung sie noch bieten, wird sich am Ende dieser Lektion zeigen. 

Am Beginn der Arbeit steht eine Tabelle:

 

Telefonprotokoll von

 
Zeitpunkt:  
Gesprächspartner: Telefonnummer:
Entgegengenommen für  
Maßnahmen:  
 

Inhalt

 

 

Mit Ansicht / Symbolleisten und einem Klick auf Formular holen wir uns die "Werkzeugleiste":
 

Spalte2, Zeile 2 soll das Datum und die aktuelle Uhrzeit zeigen:

  • ein Klick auf      fügt ein Textfeld ein, in das wir
  • doppelt klicken und im Optionen-Fenster die abgebildeten
  • Einträge vornehmen:

Damit ist dafür gesorgt, dass automatisch mit dem Öffnen des Telefonnotiz-Formulars die momentane Zeit eingeblendet wird. Daher muss nach dem Gespräch das Formular sofort ausgedruckt werden! (Sonst stimmt die Zeit nicht mehr!)

 

In Spalte2, Zeile 4 erzeugen wir eine Dropdown-Liste, die uns die Namen der verlangten aber leider momentan nicht anwesenden Kolleginnen und Kollegen zeigt:
  • Klick in Spalte 2, Zeile 4
  • Klick auf die Schaltfläche Dropdown-Formularfeld 
  • Ein graues Feld wurde eingefügt, in das wir doppelt klicken
  • im daraufhin eingeblendeten Fenster unter Dropdownelement die Namen eintragen und mit
  • Hinzufügen in die Dropdownliste "schicken".

In Spalte2, Zeile 5 legen wir diese Dropdown-Liste an:

 

In den Tabellenfeldern S2/Z1, S2/Z3, S1/Z3 und S1/Z6 werden Textfelder mit der Maximalen Länge: 30, 15, 30, 200 eingefügt.
Damit das Formular benutzt werden kann, muss es im letzten Arbeitsschritt noch geschützt werden:
  • Klick auf    und mit
  • Datei
  • Speichern  -  Dateityp: Dokumentenvorlage         ist unsere Arbeit beendet. 
So könnte das Ergebnis aussehen, wenn eine Sachbearbeiterin in der Verkaufsabteilung von Kummer & Sorge ein Telefongespräch für den Außendienstmitarbeiter Arthaber entgegen nimmt:

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