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E-RECHNUNG    HANDY-SIGNATUR    E-TRESOR    ELEKTRONISCHE RECHNUNG


Rechnungen ausstellen

Die erbrachten Leistungen sind möglichst ausführlich zu beschreiben. Den Wert der Arbeiten und Waren genau dokumentieren. Einen bestimmten Zahlungstermin angeben. 

Rechnungen können, wie andere Geschäftsbriefe auch, mit allgemeinen Hinweisen (Werbung, Tipps, ...) versehen werden.

Bei KLEINSTBETRAGSRECHNUNGEN, das sind Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 400 Euro (inkl. Ust.), reichen die Angabe des Bruttobetrags und des Steuersatzes.

Rechnungsbestandteile

Rechnungen müssen lt. UStG folgende Angaben aufweisen

  • Name und Anschrift des Lieferanten und des Kunden
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände (bzw. Leistung)
  • Lieferdatum (bzw. Zeitpunkt der Leistung)
  • Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag
  • Steuersatz in Prozent
  • Ausstellungsdatum
  • eine eindeutige und fortlaufende Nummer
  • die USt-Identifikationsnummer (UID) des Unternehmers (wird vom Finanzamt vergeben). Unternehmen, die von der USt befreit sind, können die UID anführen, müssen aber nicht.
  • ab einem Gesamtbetrag von 10.000.- € UID des Empfängers
  • bei Anwendung der Differenzbesteuerung: ein entsprechender Hinweis darauf

Das Wort "Rechnung" muss nicht vorkommen.

Elektronische Rechnung: Österreich

Mit Zustimmung des Empfängers (formlos) können Rechnungen elektronisch übermittelt werden. Die o. a. Rechnungsbestandteile müssen enthalten sein, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der elektronischen Rechnung muss gewährleistet werden. Dafür sorgen die Regelungen des Signaturgesetzes.

Nach dem Signaturgesetz müssen Rechnungen, die über das Internet verschickt werden eine elektronische Unterschrift ("fortgeschrittene digitale Signatur") aufweisen. Nur dann sind sie rechtlich den händisch unterzeichneten gleichgestellt und werden als buchhalterischer Beleg anerkannt.
Empfänger von digital signierten Dokumenten können die "Unterschrift" prüfen. Dafür müssen sie die Stammzertifikate jener Zertifizierungsstelle auf ihrem Computer installieren, die dem Aussteller die Signatur erteilt hat.

Vor dem Versand digital signierter Dokumente muss vom Empfänger das Einverständnis für diese Belegform eingeholt werden. Schließlich kann er sie nicht einfach in einem Ordner ablegen, sondern muss dafür sorgen, dass die Daten sieben Jahre auf einem PC lesbar bleiben, was regelmäßige Backups erfordert.
 
Nur zwei Dateiformate können derzeit digitale Signaturen "transportieren". XML und PDF.
PDF
-Dateien können mit ADOBE ACROBAT, STAR-WRITER und der aktuellen MS-OFFICE-Version erzeugt werden.
 
Die Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen beträgt - wie bei Rechnungen auf Papier - sieben Jahre. Sie müssen auf einer CD, DVD, externen Festplatte, ... gesichert werden.

So kann man Rechnungen oder andere Dateien mit einer digitalen Signatur versehen: a) kostenpflichtig   b) kostenlos
Wie man die Echtheit einer elektronischen (= digitalen) Signatur überprüft ist hier nachzulesen.

Rechnungen an den Bund müssen ab 1. 1. 2014 ausschließlich in elektronischer Form im Xml-Format ausgestellt werden.
[Auch Rechnungen im Pdf-Format gelten als Papierrechnung und werden nicht mehr anerkannt]

Nach einer Registrierung im Unternehmensportal
(https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public) können die Rechnungen über die Anwendung https://www.erb.gv.at/ erstellt werden.
Für die Registrierung ist eine Authentifizierung erforderlich HANDY-SIGNATUR

Hat der Lieferant seine Rechnung geschrieben (z. B. mit MS Word unter Verwendung eines XML-Plug-Ins - gibt´s auf der Website der WKO, siehe Kasten unten) kann er sie über das USP hochladen:

Die Übermittlung an die entsprechende Bundesdienststelle erfolgt automatisch. Im Gegenzug ergeht an den Lieferanten eine Bestätigung.


Elektronische Rechnung: Deutschland

In Deutschland ist seit Juli 2011 die elektronische Rechnung - auch OHNE digitale, qualifizierte Signatur - der Papierrechnung gleichgestellt. Nach Absprache mit dem Empfänger kann der Rechnungsleger mit jeder gewünschten Software (Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme ... ) erstellen und mit jedem Medium (E-Mail, Smartphone, Fax, Download) "transportieren".
Erlaubt sind nur Verfahren, welche die Identität des Ausstellers, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung garantieren.
Die Originaldatei muss während der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht erhalten bleiben. Daher ist ein Papierausdruck der elektronischen Rechnung nicht zulässig.

 

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Der Teufel schläft nicht, aber wir waren schon vor ihm wach.  

 

               

 

 

RECHNUNG

 

Nummer: R183421

 

Kunden-Nr.: G003403
  Datum:
KUMMER & SORGE
Kaiserstraße 25
1070 Wien
 
Menge Artikelnummer Artikel Einzelpreis

Gesamtpreis

1 08833 AMD Thunderbird XP 1800 167,00
1 08314 CPU-Kühler 42,00
1 07503 Asus A7V266-E, Mainboard 179,00
2 09403 256, DDR-RAM, PC 266 89,00
1 03118 IBM IC35L040, 40GB 108,00
1 05110 Asus 52x IDE CD-ROM 45,00
1 04106 3,5 Floppy Mitsumi 14,00
1 10253 ATI Expert 2000 AGP, 32 MB 60,00
1 11022 Big-Tower ATX, Kengtech 138,00
1 99099 Assembling 21,80
1 04220 Iomega ZipDrive 250MB, intern 98,00
1 12117 Logitech Tastatur + Maus 93,00
1 20044 MS Windows 2000 PRO, DSP 198,00
1.341,80
inklusive 20 % USt 223,63

Datum der Lieferung:
Ihre Zahlung erwarten wir bis zum ............
Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum!
 

Ihr Servicevertrag endet in 7 Wochen. Wir werden Ihnen rechtzeitig einen neuen Vertrag mit einem erweiterten Leistungsangebot vorlegen.

Am 13. d. M. stellen wir unsere neue CMS-Software vor. Sie kann an die Anforderungen Ihres Unternehmens individuell angepasst werden. Ihr Betreuer wird Sie noch persönlich einladen.

 
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Letzte Aktualisierung:  18. Juni  2014

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