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Der SERIENBRIEF - Teil 2

Damit ein Serienbrief als effizientes Marketingwerkzeug eingesetzt werden kann, genügt es nicht, Anschrift und Anrede zu personalisieren. Er muss noch viel mehr auf die persönlichen Umstände des Empfängers eingehen.

Was wir alle sehr gerne lesen, ist unser Name. Daher soll er im Verlauf des Schreibens - abhängig vom Umfang des Brieftextes - zwei bis drei mal erwähnt werden. Nach Sie setzt man einfach einen Beistrich und fügt danach SEX (mit einem Bedingungsfeld) und NAME (mit einem SERIENDRUCKFELD) ein.

Sehen wir uns noch einmal den Text unseres Beispiels an:
 

Ihr Abonnement
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Sehr geehrter Herr
Fischer!
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In der Beilage übersenden wir Ihnen das Kartenheft für die Vorstellungen der kommenden Spielsaison. Es beinhaltet die Eintrittskarten für alle Premieren der führenden Wiener Bühnen.

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Erstmals ist in unserem Abo-Programm auch eine Aufführung eines Theaters außerhalb Wiens enthalten. Im Mai können Sie im Linzer Schauspielhaus Shakespeares „Der Sturm“ im Rahmen eines Gastspiels der Wuppertaler Laiengruppe „Zoff“ sehen. Wie immer bei Auftritten dieses umstrittenen Ensembles ist mit Beschimpfungen und möglicherweise tätlichen Ausschreitungen zwischen Schauspielern und Publikum zu rechnen. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Wahl Ihrer Garderobe. Damit auch Sie die zu erwartenden Interpretationsdifferenzen mitgestalten können, empfehlen wir die Mitnahme mehrerer, leicht matschiger Paradeiser.

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Sollten unsere Kunden diese Erweiterung unseres Angebots positiv aufnehmen, werden wir auch in den zukünftigen Zyklen Vorstellungen außerhalb der Bundeshauptstadt vorsehen.

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Wir hoffen, dass wir bei der Stückauswahl Ihren Geschmack getroffen haben und zeichnen
......

 

Wir werden dieses Schreiben um vier variable Absätze erweitern. Jeder davon scheint nur dann im Brieftext auf, wenn in der Datenquelle eine bestimmte Voraussetzung gegeben ist. Und das sind die vier Bedingungen:
  1. Wer sein Abo schon seit 1997 oder früher bezieht, erhält während der großen Pause an der Bar ein Glas Sekt und zwei Lachsbrötchen.
  2. Abonnenten, die nicht in Linz wohnen erhalten eine ÖBB-Halbpreiskarte für die Strecke von ihrer Heimatgemeinde nach Linz und retour.
  3. Bezieher der teuersten Preisklasse (Kategorie A) erhalten eine Einladung zu einem Festessen anlässlich 25jährigen Vereinsjubiläums in der Wiener Hofburg.
  4. Wer im nächsten Monat Geburtstag hat, findet im PS Glückwünsche.
Den ersten variablen Absatz fügen wir nach ".... matschiger Paradeiser." ein. Dazu stellen wir den Cursor neben "Paradeiser." und fügen ein Bedingungsfeld ein: (Nicht auf die zwei Zeilenschaltungen vergessen!)

Der zweite variable Absatz kommt nach " ...Bundeshauptstadt vorsehen. ". Wir stellen den Cursor neben "vorsehen." Das Bedingungsfeld sieht so aus: (Zeilenschaltungen!)

Auch der dritte variable Absatz kommt nach " ...Bundeshauptstadt vorsehen. ":

Der vierte Absatz steht als PS nach der Unterschrift. Im Feld Vergleichen mit: muss der nächste Monat eingetragen werden. Wenn ich den Brief im September schreibe, sehen die Einträge so aus:

Nach einem Klick auf  und dem Durchblättern mit können wir die unterschiedlichen Brieftexte kontrollieren. Z. B. muss es neun Halbpreiskarten geben, sechs Einladungen zur 25-Jahr-Feier, einen Geburtstags-Glückwunsch und sieben mal werden Brötchen gemampft.

 

 

BEDINGUNGSFELD mit DREI verschiedenen TEXTAUSGABEN

Ist aus der Adressenangabe Geschlecht und Name des Ansprechpartners nicht erkennbar (z. B. bei einer Firmenanschrift) kann die Anrede nicht Sehr geehrte Frau XY! oder Sehr geehrter Herr XY! lauten. In diesem Fall können eher unpersönliche Floskeln wie Sehr geehrte Damen und Herren!, Sehr geehrte Kundin / Sehr geehrter Kunde oder Ähnliches verwendet werden.

Aufgabe: Am Jahresende verfasst die Verkaufsabteilung ein Rundschreiben an alle Kunden mit Weihnachts- und Neujahrswünschen, Dank für die erfolgreiche Zusammenarbeit und dem Versprechen, sich weiterhin um alle Kundenanliegen zu bemühen.

Das Rundschreiben wird sinnvoller Weise als Serienbrief verfasst. Im Grußblock soll Name und Klappennummer des jeweils für den Kunden zuständige Gebietsbetreuers stehen. Siehe Beispiel unten:

Mit freundlichen Grüßen
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x
x
NAME
(jener des zuständigen Gebietsbetreuers)

Problem
: es gibt DREI Gebietsbetreuer. WORD lässt uns aber bei den Serienbrief-Bedingungsfeldern im üblichen Verfahren nur ZWEI Auswahlmöglichkeiten!

Lösung: wir verwenden ein "doppeltes" Bedingungsfeld; im ersten Wenn....Dann....Sonst - Feld wird ein weiteres Wenn....Dann....Sonst - Feld eingefügt.

So sieht die Lösung aus:

  • Bedingungsfeld einfügen

  • Wenn....Dann....Sonst

  • Gebiet - Gleich - 300

  • Namen des zuständigen Gebietsbetreuers (Werner Kremer) schreiben, danach ein Leerzeichen setzen

  • Strg+F9 drücken

  • Zwischen die Feldklammern Mergefield und den Feldnamen unter dem der Gebietsbetreuer zu finden ist  - Betreuer -  eintragen

  • OK
  • Alt+F9 drücken, zwischen die leeren Anführungszeichen klicken  ..."Werner Kremer {Mergefield Betreuer} " ""}
  • Bedingungsfeld einfügen
  • Wenn....Dann....Sonst
  • Gebiet - Gleich - 200
  • Namen des zuständigen Gebietsbetreuers (Renate Schmid) schreiben, danach ein Leerzeichen setzen

  • Strg+F9 drücken

  • Zwischen die Feldklammern Mergefield und den Feldnamen unter dem der Gebietsbetreuer zu finden ist  - Betreuer -  eintragen

  • OK
So könnte die Quelltabelle aussehen...

 

Kundenname

Gebiet

Betreuer

Umsatz

Kunde seit

Berghuber

300

Werner KREMER

213.908

1. 9. 1998

Drechsler

200

Renate SCHMID

105.212

6. 4. 1996

Dzurinda

100

Günther BRUNNER

393.007

2. 1. 2000

Erler

200

Renate SCHMID

103.321

5. 5. 1997

Ettrich

300

Werner KREMER

75.478

6. 3. 2002

.... .... .... .... ....

 

... und so das Ergebnis beim Kunden Erler:
 
Mit freundlichen Grüßen
x
x
x

Renate SCHMID
 
 
 
 
 
 
Für die ganz Schlauen: man erhält das gleiche Ergebnis in Nullkommanix mit dem Einfügen eines simplen Seriendruckfelds   (Feld: Betreuer) in der letzten Zeile des Grußformelblocks.

Bei der Anrede ist die geschilderte Methode aber wirklich nützlich!

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