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Serienbrief mit WORD 2003

In WORD 2003 unterscheidet sich die Serienbrief-Funktion von der Vorgängerversion (WORD XP). Besonders, wenn man sich von den "Assistenten" führen lässt, welche manchmal zarte Schleier der Unklarheit über die Arbeitsschritte legen. Daher übernehmen wir das Denken besser selbst.
Das folgende Beispiel soll diese Vorgangsweise veranschaulichen. Die Eltern der kleinen Andrea Kugler laden deren Freundinnen und Freunde zu einer Geburtstagsparty. In einer Art Brief im Brief sprechen sowohl die Eltern als auch Andrea (grüner Text) eine Einladung aus.

In einer EXCEL-Datei befinden sich die erforderlichen Angaben. Ihr Dateiname lautet:
DatenSBr2003.xls

Sie wird zuerst angelegt:

 

NAME VORNAME ANREDE ADRESSAT PLZ ORT STRASSE KIND GESCHLECHT
Grabner Georg + Erika Eltern Familie 4820 Bad Ischl Teichweg 3 Brigitte w
Haller Simon + Klara Eltern Familie 4820 Bad Ischl Frauengasse 9 Claudia w
Kurth Paul Vater Herr 4820 Bad Ischl Stiegengasse 11 Kevin m
Moser Margit Mutter Frau 4820 Bad Ischl Pfarrgasse 4 Robert m
Sadleder Elisabeth Mutter Frau 4820 Bad Ischl Brahmsstraße 1 Katja w
Stöger Erich + Christa Eltern Familie 4820 Bad Ischl Am Rechensteg 6 David m
Urban Rudolf + Berta Eltern Familie 4810 Gmunden Am Kai 18 Rita w
Wilfing Hans + Lisa Eltern Familie 4820 Bad Ischl Mozartstraße 8 Markus m
Wimmer Hildegard Mutter Frau 5350 Strobl Hauptplatz 4/7 Hubert m
Zachhuber Ingrid Mutter Frau 4820 Bad Ischl Eglmoosgasse 4 Claudia w
Zauner Paul + Vera Eltern Familie 4820 Bad Ischl Kochstraße 13/2 Bettina w

 

In WORD wird der Brieftext geschrieben und unter dem Dateinamen SBrief2003.doc gespeichert.

 

Sehr geehrte         [ADRESSAT   NAME]

unsere Tochter möchte Ihre[(n) Sohn/Tochter] KIND zu einer Geburtstagsparty einladen. Auch Sie sind willkommen. Bitte geben Sie uns bis Freitag bekannt, ob KIND kommen kann und ob auch Sie bleiben möchten.

Liebe(r) KIND!

Am letzten Sonntag dieses Monats organisieren meine Eltern anlässlich meines sechsten Geburtstags eine Feier, zu der ich Dich herzlichst einlade. Um zwei Uhr Nachmittag geht´s los. Natürlich kannst Du auch später kommen. Aber nicht nach fünf, da ist schon Schluss.

Da am Montag nach dem Fest unsere Wohnung renoviert wird und daher alle Räume leer stehen, dürfen wir so ziemlich alles anstellen, worauf wir Lust haben. Auf zwei großen Tapezierertischen werden Kuchen, Torten, Kekse, Knabberzeugs und Getränke serviert, wir sitzen auf Campingsesseln oder auf dem Boden, ganz wie es beliebt.

Meine Eltern und Dein[(e) (Eltern, Vater, Mutter)] plaudern in einem anderen Zimmer bei Kaffee oder was immer sonst, über Dinge die uns überhaupt nicht interessieren, also was Fades.

Bitte bringe keine Geschenke, wenn Du was Ess- oder Trinkbares mitbringst, musst Du eventuelle Reste wieder mitnehmen, da wir weder Möbel noch Kühlschrank haben.

In meinem Zimmer dürfen wir die Wände bemalen (für Kreiden und Stifte ist gesorgt) und im Badezimmer gibt es Ton zum Töpfern und Figuren formen. Im Vorraum dürfen wir die Teppichfliesen vom Boden reißen, Papa meint, das soll lustig sein; na ja, ich weiß nicht so recht.

Ich hoffe, Du darfst und kannst kommen - ANDREA

Mit freundlichen Grüßen

Renate + Ernst Kugler (Telefon 06132/4413)

 

Für den Seriendruck wird die Seriendruck-Symbolleiste eingeblendet:
  • Klick auf Extras / Briefe und Sendungen / Seriendruck-Symbolleiste einblenden

                  u.s.w.

  • Mit einem Klick auf Hauptdokument-Setup öffnet sich ein Fenster, in dem der Typ des Dokuments bestimmt werden kann:

  • Wir suchen unsere Datenquelle mit Klick auf (Datenquelle öffnen) und verbinden mit einem Doppelklick auf DatenSBr2003 unseren Text mit der Datenquelle ...

  • ... und wählen die benötigte Tabelle aus:

  • Oberhalb unseres Brieftextes schalten wir die erforderlichen Leerzeilen klicken auf (=Seriendruckfeld einfügen) und holen uns die Angaben für die Anschrift -

  • zuerst den ADRESSATen anklicken und mit Einfügen bestätigen
  • Fenster "Seriendruckfeld einfügen" schließen und in die nächste Zeile schalten / wo wir zuerst VORNAME und nach einem Leerschritt NAME Einfügen ... u. s. w.
die fertige Anschrift sieht dann so aus: 

«ADRESSAT»
«VORNAME» «NAME»

«STRASSE»

«PLZ» «ORT»
 

Im nächsten Schritt sorgen wir dafür, dass neben Sehr geehrte.... bei einem männlichen Empfänger ein r eingefügt wird:
 
Klick auf

Bedingungsfeld einfügen

...... Wenn... Dann... Sonst    -

  • OK
  • daneben setzen wir nach einem Klick auf    die Seriendruckfelder  «ADRESSAT» «NAME»  ein, und setzen nach «NAME» einen Beistrich
Kontrollieren wir kurz das Ergebnis der bisherigen Arbeit:
  • Ein Klick auf das Symbol ABC setzt die einzelnen Datensätze ein
Familie
Georg + Erika Grabner
Teichweg 3
4820 Bad Ischl
 

Sehr geehrte  Familie Grabner ,

 
mit dem Symbol bewegen wir uns durch die Datensätze und stellen fest, dass sich die Anschriften ändern und bei Nummer 3 in die Anrede ein r eingesetzt wurde: 

Sehr geehrter Herr Kurth,

 

Wir schalten ABC wieder aus und widmen uns dem ersten Textabsatz:
dort soll nach unsere Tochter möchte Ihre entweder Tochter oder n Sohn stehen
das Problem lösen wir wie unten abgebildet

  • OK
  • danach fügen wir das Seriendruckfeld KIND ein und erhalten dieses Ergebnis:
unsere Tochter möchte Ihre Tochter «KIND» zu einer Geburtstagsparty ... 

In der Anrede für die eingeladenen Kinder -   Liebe(r) KIND- sorgen wir mit einem Bedingungsfeld dafür, dass bei den Buben ein r angefügt wird, gefolgt vom Namen des Kindes (Seriendruckfeld einfügen):
Liebe
r «KIND»!

 

Zuletzt noch zum vierten Absatz.   Dein[(e) (Eltern, Vater, Mutter)] werden mit einem Bedingungsfeld

  • und mit dem Seriendruckfeld ANREDE zu:   Meine Eltern und Deine «ANREDE» .....
So steht zum Beispiel im Brief Nummer 4     Meine Eltern und Deine Mutter
  • Mit einem Klick auf (Seriendruck an Drucker) werden alle 11 Briefe gedruckt.
Wer sich doch mit der Hilfe eines Assistenten zur Datenquelle durchkämpfen möchte, klickt nach (Datenquelle öffnen) doppelt auf
+Neue Datenquelle erstellen...

und schon ist der dienstbare Freund da:

Wer bei Ansicht des nächsten Fenster (Datenverknüpfungseigenschaften) noch nicht verwirrt mit den Ohren schlackert ...

... klickt auf die Registerkarte Verbindung .... in dieser kann man den Datenbanknamen auswählen und wird daraufhin feststellen, dass die Verbindung nur mit Access-Dateien hergestellt werden kann.
Ich habe daraufhin alle angeführten OLE DB-Provider probiert, leider wollte keiner mit meiner Excel-Tabelle was zu tun haben.
Die Lösung kam per E-Mail:

 
Vorschlag1 (Mail von Frau Anita Sandhofer am 19. Mai 2006):
Excel austricksen und mit "...
einer access-datei über datei - externe daten - tabellen verknüpfen eine verknüpfung zur excel-tabelle erstellen."
 
Vorschlag2 (Mail von Herrn Toni Riegler am 7. Feber 2007) wies den direkten Weg:
"... Datenverknüpfung mit einer Excel-Datei herzustellen. Dies funktioniert wie Sie richtigerweise ausgewählt haben, mit dem "Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider". Damit dieser aber etwas mit einer Excel-Datei anfangen kann, muss vor dem Auswählen der Datei in der Registerkarte "Alle" die Einstellung "Jet OLEDB:Engine Type" der Wert auf "35" geändert werden."

Und es hat geklappt. Das sind die erforderlichen Schritte:

  • Register Alle
  • JetOLEDB:Engine Type markieren
  • Wert bearbeiten...
  • 35 eintragen
  • OK
  • Datenverknüpfungseigenschaften auswählen
  • Verbindung testen  → → →
  • OK
 

   

 

SERIENDRUCK IN E-Mail

Die Arbeitsschritte entsprechen den oben beschriebenen. Lediglich im Fenster Hauptdokumenttyp wird Mail aktiviert

Seriendruck als E-Mail versenden

Die Quelldatei muss eine Spalte mit den E-Mail-Adressen enthalten:

 

Alle Seriendruckfelder eingefügt, Inhalt und Funktion kontrolliert?
Dann lassen wir Mails daraus machen:
Klick auf den Button Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben

 

  • Im Fenster  Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben den Spaltentitel der Mail-Adressen auswählen
  • Betreff eingeben
  • Nachrichtenformat festlegen (HTML überträgt Text und Bilder mit Ihren Formatierungen)

  • OK

Die Serienbriefe sind jetzt im E-Mail-Client (z. B. Outlook) angelangt und warten dort auf den Versand.
Achtung: die Sache funktioniert nicht mit dem schlanken Outlook-Express.

 

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