WORD-ANWENDUNGEN

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Der SERIENBRIEF - Teil1

  • Er ist in seiner einfachsten Form ein Schreiben mit gleichbleibendem Text, das automatisch mit unterschiedlichen Anschriften versehen wird. Die Anrede entfällt oder wird allgemein gehalten.
  • Wirkungsvoller ist ein Brief, wenn der Empfänger mit einer persönlichen Anrede angesprochen wird.
  • Die Serienbrieffunktionen ermöglichen aber noch eine weit individuellere Textgestaltung. Der Absender kann  - je nach gewünschten Vorgaben - einzelne Worte, Sätze oder Absätze variieren.
Die Datenquelle:
Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Adressen und kundenbezogenen Angaben. Diese Daten sammelt entweder der Absender selbst oder er mietet sie von einem
Adressenhändler (in seltenen Fällen werden sie auch angekauft).

Ein Serienbrief benötigt diese Daten in gespeicherter Form, wobei es egal ist, ob es sich um eine WORD-, EXCEL- oder ACCESS-Datei handelt.

Jetzt legen wir in WORD eine Datenquelle nach dem folgenden Beispiel an. Vor der Tabelle darf KEINE Leerzeile sein, sie muss am oberen Blattrand beginnen! Speichern unter dem Dateinamen: Abos; Dokument schließen.

 

Vorname

Name

Sex PLZ Ort Straße Kategorie Abo seit geboren
Georg Fischer m 1070 Wien Kandlgasse 12 A 1998 Mai
Renate Kloiber w 1010 Wien Am Graben 9 A 1993 August
Dagmar Grün w 1100 Wien Troststraße 27 C 1990 Juli
Vera Strunz w 4020 Linz Hauptplatz 7 B 2000 September
Sigurd Ritter m 6170 Zirl Am Berg 3 A 1996 August
Sabine Zweier w 1170 Wien Alszeile 33 C 1991 Oktober
Maria Dobler w 8621 Thörl Grenzweg 5 A 1989 Dezember
Klara Lustig w 1050 Wien Zentagasse 4 B 2001 Jänner
Karl Barth m 2320 Schwechat Bräustraße 8 A 1997 März
Simon Plauth m 1150 Wien Zinkgasse 13 A 1994 Dezember

 

Wir beginnen unseren Brief mit der Kopfzeile. Sie enthält diesen Absender:
 

Verein der Wiener Theaterfreunde; 1010 Hohenstaufengasse 99; ( 01/499 12 01; Homepage: www.theaterfreunde.at  e-mail: abos@theaterfreunde.at

Danach lassen wir ein paar Zeilen für die Anschrift frei.

Ihr Abonnement
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Sehr geehrte Abonnentin / Sehr geehrter Abonnent!

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In der Beilage übersenden wir Ihnen das Kartenheft für die Vorstellungen der kommenden Spielsaison. Es beinhaltet die Eintrittskarten für alle Premieren der führenden Wiener Bühnen.

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Erstmals ist in unserem Abo-Programm auch eine Aufführung eines Theaters außerhalb Wiens enthalten. Im Mai können Sie im Linzer Schauspielhaus Shakespeares „Der Sturm“ im Rahmen eines Gastspiels der Wuppertaler Laiengruppe „Zoff“ sehen. Wie immer bei Auftritten dieses umstrittenen Ensembles ist mit Beschimpfungen und möglicherweise tätlichen Ausschreitungen zwischen Schauspielern und Publikum zu rechnen. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Wahl Ihrer Garderobe. Damit auch Sie die zu erwartenden Interpretationsdifferenzen mitgestalten können, empfehlen wir die Mitnahme mehrerer, leicht matschiger Paradeiser.

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Sollten unsere Kunden diese Erweiterung unseres Angebots positiv aufnehmen, werden wir auch in den zukünftigen Zyklen Vorstellungen außerhalb der Bundeshauptstadt vorsehen.

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Wir hoffen, dass wir bei der Stückauswahl Ihren Geschmack getroffen haben und zeichnen

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mit freundlichen Grüßen

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Verein der Wiener Theaterfreunde

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Johann Paul Richter

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Kartenheft

 

Nachdem der Brieftext gespeichert wurde, machen wir daraus einen einfachen Serienbrief. Dazu verbinden wir den Brief mit der Datenquelle:
  • Extras
  • Seriendruck
  • Erstellen
  • Serienbriefe
  • Aktives Fenster
  • Daten importieren
  • Datenquelle öffnen  (jetzt kann man bei "Dateityp das Programm wählen, in dem man die Datenquelle eingegeben hat, z. B. EXCEL, ACCESS oder, wie in diesem Beispiel, WORD)

  • Doppelklick auf Abos
  • Hauptdokument bearbeiten

 

In der Menüleiste sehen wir einige neue Schaltflächensymbole:
 

Seriendruckfeld einfügen 

Bedingungsfeld einfügen

           

 
Jetzt lassen wir WORD die Anschriften einsetzen. In der ersten Zeile steht entweder Frau oder Herrn:

  • Bedingungsfeld einfügen
  • Wenn... Dann... Sonst... (Einstellungen aus dem Bild übernehmen)
  • OK

Damit haben wir der Funktion den Auftrag gegeben:
Wenn in der Datenquelle in der Spalte Sex (=Feldname) ein "w" steht, dann (Dann diesen Text einfügen) schreibe "Frau", andernfalls (Sonst diesen Text einfügen) schreibe "Herrn".

Die weiteren Anschriftsbestandteile sind noch einfacher zu bestimmen:

  • In die nächste Zeile schalten
  • Seriendruckfeld einfügen
  • benötigtes Element anklicken
  • usw., bis die Anschrift wie unten aussieht

Herrn    (deshalb Herrn, weil in der ersten Zeile der Datenquelle bei SEX ein m eingetragen ist)
«Vorname» «Name»

«Straße»

«PLZ»
«Ort»

Statt Sehr geehrte Abonnentin / Sehr geehrter Abonnent! wählen wir eine namentliche Anrede, wieder mit einem Bedingungsfeld: 

Sehr geehrter Herr

daneben noch das Seriendruckfeld Name setzen: Sehr geehrter Herr «Name»!

 

Schauen wir, wie unser Serienbrief funktioniert. Nach einem Klick auf sehen wir das Ergebnis:

Herrn
Georg
Fischer

Kandlgasse 12

1070
Wien

Die Anrede lautet: Sehr geehrter Herr Fischer! 

Ein Klick auf bringt uns zum nächsten Empfänger usw., bis alle 10 Briefe kontrolliert sind.

Auf der Seite Serienbrief-Erweitert wird dieser Brief mit weiteren Bedingungen ergänzt.

 

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