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SERIENBRIEF 2010 mit Assistent    SERIENBRIEF 2010 ohne Assistent


SERIENBRIEF

Ein Serienbrief vereinfacht das Verfassen von Briefen mit überwiegend gleich lautendem Inhalt an mehrere Personen. Sie unterscheiden sich voneinander durch unterschiedlichen Anschriften und personalisierte Textpassagen.

Die Adressen der Empfänger (siehe Adressenliste unten) können mit Hilfe des Assistenten (Schritt 3) oder schon vorher selbst angelegt werden.

  • Legen Sie die Adressenliste - siehe unten - an und Speichern Sie diese unter dem Dateinamen Mieter.docx
  • Kopieren Sie die Adressenliste, öffnen Sie eine leere Excel-Tabelle, fügen Sie die Adressen ein und speichern Sie sie unter Mieter.xlsx
Anrede

Name

Vorname

Titel

Sex

Strasse

Stiege

Tür

PLZ

Ort

Garage

Herr

Albred

Georg

 

m

Biberweg 9

1

103

1100

Wien

Ja

Herr

Borenic

Franz

Ing.

m

Biberweg 9

1

301

1100

Wien

Ja

Frau

Buzich

Grete

 

w

Biberweg 9

1

303

1100

Wien

Ja

Herr

Drobner

Walter

DI

m

Biberweg 9

1

302

1100

Wien

Nein

Frau

Dunst

Maria

 

w

Biberweg 9

1

102

1100

Wien

Ja

Frau

Erber

Liane

Mag.

w

Biberweg 9

1

101

1100

Wien

Nein

Herr

Graff

Ernst

 

m

Biberweg 9

1

201

1100

Wien

Nein

Frau

Ilditsch

Verena

 

w

Biberweg 9

1

203

1100

Wien

Ja

Herr

Klon

Fritz

 

m

Biberweg 9

1

202

1100

Wien

Ja

Herr

Meixner

Werner

 

m

Biberweg 9

2

301

1100

Wien

Nein

Herr

Mungena

Rene

 

m

Biberweg 9

2

202

1100

Wien

Nein

Frau

Nauplia

Sarah

Dr.

m

Biberweg 9

2

101

1100

Wien

Ja

Herr

Nikolic

Josip

 

m

Biberweg 9

2

203

1100

Wien

Nein

Herr

Prager

Sasha

 

m

Biberweg 9

2

303

1100

Wien

Ja

Herr

Radoski

Marian

 

m

Biberweg 9

2

302

1100

Wien

Ja

Frau

Rumpler

Birgit

 

w

Biberweg 9

2

102

1100

Wien

Ja

Herr

Stör

Günther

 

m

Biberweg 9

2

103

1100

Wien

Nein

Herr

Suchlik

Alex

 

m

Biberweg 9

1

001

1100

Wien

Ja

Frau

Tischler

Verena

 

w

Biberweg 9

2

001

1100

Wien

Ja

Herr

Uridil

Franz

 

m

Biberweg 9

2

201

1100

Wien

Ja

 

Der schwarz geschriebene Text wird für alle Briefe übernommen, GRÜN Gedrucktes mit Hilfe der Serienbrieffunktionen dem jeweiligen Mieterprofil angepasst.
 


Platz
für die
Anschrift                                                                                       Datum

Sehr geehrte ...!  Anrede mit Frau bzw. Herr und Name  - falls vorhanden auch Titel

Wegen Bauarbeiten im Straßenbereich Bibergasse - Sandgasse - Bock-Platz wird es im Zeitraum 1. Oktober bis 15. November zu Beeinträchtigungen kommen, die sich auch auf Ihr Mietobjekt auswirken.

(Dieser Absatz findet sich nur in Briefen an Mieter, die einen Garagenplatz nutzen:
"Die Zufahrt zur Tiefgarage ist zwischen 10. Oktober und 31. Oktober NUR über die Einfahrt Sandgasse möglich"
)

Im Zuge der Bauarbeiten kommt es zu zeitweiligen Stromabschaltungen. Daher ist der Lift auf Stiege
(1 während der Bauarbeiten unter der Woche von 7:30 - 12:00)
(2 während der Bauarbeiten unter der Woche 12:30 - 17:00)
außer Betrieb.

Bitte benutzen Sie alternativ den Lift der Nachbarstiege, den sie barrierefrei über den Durchgang auf Ihrer Wohnebene erreichen.

Die Hausverwaltung bedauert Einschränkungen, und schickt Ihnen mit diesem Schreiben
(Text, wenn ein Mann Hauptmieter ist: "eine LED-Taschenlampe als kleines Trostpflaster, damit Sie die Frauen mit dem Pfefferspray früher sehen".)
(Text, wenn eine Frau Hauptmieterin ist: "einen Pfefferspray als Begleiter, damit Sie in stromloser Dunkelheit jedem, der Ihnen ins Gesicht leuchtet, eine Ladung verpassen können".)

Grußformel

 

SERIENBRIEF mit Assistent

Zuerst wird dem Brief die Datenquelle mit den Adressen (Mieter.docx) zugewiesen
  • Im Registerblatt Sendungen
     

     

  •  
  • Nach einem Klick auf
     

     
  • kann man das benötigte Serien-Dokument auswählen...
     

     
  • im nächsten Schritt bestimmen, ob das bereits geöffnete Dokument verwendet wird ...
     

     

  •  
  • ... die Adressaten bestimmen...
     

     

  •  
  • im Fenster Datenquelle auswählen Doppelklick auf Mieter
     

     
  • alle oder einzelne Adressaten auswählen
     

     
  • OK
  • Nach einem Klick auf ...
     

     
  • im Fenster Adressblock einfügen das Format der Adresselemente festlegen und in der Vorschau überprüfen
     
  • Fehlen Teile der Adresse oder sind sie falsch gereiht? Über den Button kann man versuchen, die korrekte Anordnung herzustellen. Das klappt nur, wenn Sie beim Anlegen der  Adressen-Dateien die "Ansprüche" von WORD erfüllt haben. Ein Versuch
     

     
  • liefert nicht ganz das gewünschte Resultat:
     

     

Schon den Adressblock der Formvorschrift entsprechend hinzubekommen ist - milde formuliert - nicht einfach, doch die im Textverlauf gesetzten Bedingungen mit Assistentenhilfe zu lösen, zeugt von intellektuellem Wagemut.
Erlauben wir dem Assistenten eine Pause.


SERIENBRIEF ohne Assistent

  • Im Registerblatt Sendungen
     

     

  •  
  • Nach einem Klick auf


     
  • die Empfänger bestimmen, ...
     

     
  • ... welche wir bereits in einer Excel-Datei angelegt haben ...
     

     
  • nach der wir nun im eingeblendeten Explorer suchen:
     

     
  • Mieter.xlsx öffnen, im Fenster Tabelle auswählen auf OK
     

     
  • Im Fenster Seriendruckempfänger stehen einige Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die wir für das aktuelle Schreiben nicht benötigen:
     

     
  • OK
     
  • Die für die Anschrift erforderlichen Elemente mittels Doppelklick in den Brief übertragen:


     
  •  So sieht der fertige Adressenblock aus:
     

     
  • Damit zwischen eventuellen Titeln und dem Vornamen ein Leerzeichen gesetzt wird, klickt man mit der rechten Maustaste in das Feld , wählt
     

     
  • stellt im Fenster Feld als Feldname Titel ein und setzt bei Danach einzufügender Text: ein Leerzeichen
     

     
  • OK
  • Mal kurz mit Hilfe von Vorschau Ergebnisse überprüft ...
     

     
  • ... sieht man z. B. im 4. Datensatz dass die Sache funktioniert hat:
     

     
  • Als Begrüßungsformel schreiben wir: Sehr geehrte bleiben mit dem Cursor am  e  und klicken auf
     

     
  • Ist das Geschlecht männlich (Sex: Gleich m) wird als Text r Herr  eingefügt, andernfalls Frau  (auf  die Leerzeichen nicht vergessen!)
     

     
  • daneben das Seriendruckfeld Name einfügen und ein Rufzeichen setzen. Die Resultate:
     
     
     
  • Der Absatz für die Mieter eines Garagenplatzes kommt so zustande:
     

     
  • Jetzt noch die Texte
    a) für die unterschiedlichen Stromabschaltungstermine:
     


    b) und die verschiedenen Geschenke:
     

     
  • Die Arbeit ist getan:
     

Hier finden Sie Angaben für einen weiteren Serienbrief

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